TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Note d’information au sens de l’art. 13 du Décret législatif italien du 30 juin 2003, n. 196, et de ses modifications et ajouts successifs.

L’École française de Rome, à travers la présente note d’information, garantit sous son entière responsabilité que le traitement des données personnelles, collectées par quelque modalité que ce soit, est effectué conformément à la réglementation italienne en matière de protection des données personnelles du décret législatif du 30 juin 2003 (D. Lgs. 30 giugno 2003), n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali dit également « Codice Privacy ») et ses modifications et ajouts successifs.

En vertu de la réglementation citée, qui garantit que le traitement des données personnelles se déroule dans le respect des droits et des libertés fondamentales, ainsi que de la dignité de l’intéressé, en particulier en ce qui concerne la confidentialité, l’identité personnelle et le droit relatif aux données personnelles, il est mentionné ce qui suit :

L’École française de Rome en tant que « Titulaire du traitement des données », et en la personne du « Responsable du traitement des données », traite les données personnelles (pour tout type d’opération définie à l’art. 4, paragraphe 1, lettre a) du D.Lgs n. 196/2003) relatives à son personnel salarié, son personnel technico-administratif, aux collaborateurs extérieurs, à ses propres boursiers, aux entreprises fournissant des biens et services et à tout sujet tiers en contact avec l’École française de Rome.

Les données traitées, par delà celles qualifiées de « personnelles » (selon l’art. 4, paragraphe 1, lettre b) du D.Lgs n. 196/2003), sont également les données dites « sensibles » dans l’art. 4, paragraphe 1, lettre d) du D.Lgs n. 196/2003 et « judiciaires » de l’art. 4, paragraphe 1, lettre e) du D.Lgs n. 196/2003.

Finalité du traitement des données (au sens de l’art. 1-22 D.Lgs n. 196/2003)

Le traitement des données personnelles, comme défini ci-dessus, est finalisé à permettre la mise en œuvre des fonctions et opérations nécessaires à l’activité de l’École française de Rome, dans le respect des principes ratifiés par le D. Lgs. n. 196/2003.

Le « Codice Privacy » prévoit que l’École française de Rome, en tant qu’institution publique à caractère scientifique, culturel et professionnel, puisse traiter les données personnelles, dans le cadre de l’exercice de ses fonctions institutionnelles, sans la nécessité de consentement préalable de la part de l’intéressé. En revanche, concernant le traitement des données pour des fonctions extra-institutionnelles, le consentement préalable du sujet intéressé sera nécessaire.

Le refus de fournir ses données personnelles de la part de l’intéressé détermine l’impossibilité pour l’École française de Rome de dispenser les services qui y sont liés.

Modalité du traitement et caractéristiques des données personnelles (au sens de l’art. 11 D.Lgs n. 196/2003)

Les données personnelles objet de la présente note d’information, telles que définies par l’art. 4 du D.Lgs. n. 196/2003, peuvent être traitées de façon manuelle ou en recourant à l’usage d’outils électroniques, directement par l’École française de Rome ou par des tiers en ayant reçu le mandat exprès, à travers la souscription d’accords juridiques spécifiques passés avec l’institution.

Le traitement des données personnelles se trouve, quoi qu’il en soit et de la part de quelque sujet que ce soit, exécuté conformément à la réglementation présente dans le « Codice Privacy ».

En particulier, les données objets de traitement sont :

a) Traitées de façon licite et de bonne foi ;

b) Collectées et enregistrées à des fins déterminées, explicites et légitimes, et utilisées dans d’autres opérations liées au traitement dans des termes compatibles avec ces fins ;

c) Pertinentes, complètes et non excédantes par rapport aux finalités pour lesquelles elles sont collectées ou ensuite traitées.

d) Conservées sous une forme qui permette l’identification de l’intéressé pour une période de temps non supérieure à celle nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou ensuite traitées.

Les données personnelles traitées en violation de la réglementation susdite ne peuvent pas être utilisées par l’École française de Rome.

Principes applicables et diffusion des données (au sens de l’art. 18-19 et 25 D.Lgs. 196/2003)

Le traitement et la communication des données personnelles sont consentis uniquement pour l’exercice de fonctions institutionnelles.

La communication à d’autres sujets publics est admise lorsqu’elle est prévue par une norme législative ou par un règlement. En l’absence d’une telle norme, la communication est admise quand elle est tout de même nécessaire pour l’exercice de fonctions institutionnelles et elle peut être engagée au terme du délai indiqué dans l’art. 39, paragraphe 2, du D.Lgs 196/2003, sauf en cas de décision contraire tel qu’indiqué dans l’article 39.

La communication des données personnelles à des sujets privés ou à des institutions publiques économiques n’est admise que si elle est prévue par une norme législative ou un règlement.

La communication et la diffusion sont interdites, non seulement en cas d’interdiction décidée par le Garant ou par l’autorité judiciaire mais aussi :

a) dans le cas de données personnelles dont a été ordonné l’effacement, à savoir au terme du délai indiqué dans l’art. 11, paragraphe 1, lettre e) du D.Lgs. 196/2003 ;
b) pour des finalités différentes de celles indiquées dans la notification du traitement, lorsqu’elle est obligatoire.

Ces limites n’affectent pas la communication ou diffusion des données demandées, en conformité à la loi, par des forces de polie, par l’autorité judiciaire, par des organismes d’information et de sécurité, par d’autres sujets publics au sens de l’art. 58, paragraphe 2, du D.Lgs. 196/2003, pour des finalités de défense ou de sécurité de l’État ou de prévention, constatation ou répression des délits.

Droits de l’intéressé (au sens de l’art. 7-8 D.Lgs. n. 196/2003)

L’intéressé à la droit d’obtenir la confirmation de l’existence ou non des données personnelles le concernant, même non encore enregistrées, ainsi que leur communication sous une forme intelligible.

Il a en outre le droit d’obtenir les informations suivantes : origine des données personnelles ; finalités et modalités de traitement ; logique appliquée en cas de traitement effectué à l’aide d’outils électroniques ; coordonnées d’identification du titulaire, des responsables et du représentant désigné ; sujets ou catégorie de sujets auxquels les données personnelles peuvent être communiquées ou qui pourraient en avoir connaissance.

L’intéressé, en outre, a le droit d’obtenir : la mise à jour, la rectification des données ou bien, quand cela serait son intérêt, l’intégration d’informations aux données le concernant ; l’effacement, l’anonymisation ou le blocage des données traitées en violation de la loi ; l’attestation que les opérations indiquées ci-dessus ont été portées à la connaissance, également quant à leur contenu, de ceux à qui les données ont été communiquées et diffusées, à l’exception du cas où cette obligation se révèlerait impossible ou nécessiterait des moyens manifestement disproportionnés par rapport au droit protégé.

L’intéressé a le droit de s’opposer, intégralement ou en partie : pour des raisons légitimes, au traitement des données qui le concernent, même pertinentes par rapport au but de la collecte de celles-ci ; au traitement des données personnelles qui le concernent à des fins d’envoi de matériel publicitaire ou de vente directe ou pour mener des études de marché ou faire de la communication commerciale.

Les droits indiqués ci-dessus sont exercés à travers une demande adressée sans formalité particulière au titulaire ou au responsable, même par l’intermédiaire d’un tiers, à laquelle il sera fourni une réponse adéquate sans retard.

 

Titulaire et responsable du traitement des données (au sens de l’art. 28-30 D.Lgs. 196/2003)

Le Titulaire du traitement des données est l’École française de Rome, en la personne de son représentant légal pro tempore, domicilié le temps de son mandat auprès du siège de l’institution.

Le responsable du traitement des données est l’organe désigné par le titulaire du traitement, à travers une délibération spécifique indiquant de manière analytique les tâches qui lui sont confiées.

Les opérations de traitement peuvent être également effectuées par des personnes mandatées opérant sous l’autorité directe du titulaire ou du responsable, et respectant les instructions données.

Les liens extérieurs au site sont fournis à titre de service aux utilisateurs, à l’exclusion de toute responsabilité quant à l’exhaustivité et l’exactitude des informations fournies sur ces sites eux-mêmes.

 

Le présent texte est une traduction du texte original italien.

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